外國新人社員最大的挑戰——議事錄(上)
Yoshi | 2020.04.26 |

先前的文章中,曾經列舉了日本管理顧問公司新人一天的工作內容,今天想要來仔細介紹其中一項,筆者認為對外國人來說挑戰最大的工作——寫議事錄(開會紀錄)。

 

 

為什麼要寫議事錄?淺談議事錄的功能與特徵

 

首先,先來談談為什麼需要寫「議事錄」,以及議事錄的作用等等。一般來說,議事錄的功能大致可以分為以下幾點:

 

①共享情報
②日後查證

 

議事錄的功能用一句話來總結,就是「記錄下開會的過程與結果,以留作日後參考」。特別是和公司外部的人士開會時,尤其涉及到利益不同的雙方,會議中所做的任何決定都需留下白紙黑字,以便日後有疑慮或糾紛時查證用。此外,為了讓沒有出席該會議的人也能迅速掌握內容,除了與會者之間達成的共識之外,議事錄也須記錄下做出該結論之前的討論過程。

 

除此之外,議事錄還有以下幾項特徵:

 

①精簡易懂
②即時性

 

正因為具備上述幾個重要功能,議事錄最大的特徵就是需要「簡潔地」記錄下會議的討論過程與結果,而非將所有人講的話原封不動地記錄下來,以免流於流水帳。(在某些特殊情況之下,可能會要求寫成「逐字稿」的形式,但屬於特殊案例,不在此討論範圍內。)除此之外,議事錄也算是某種形式的合約,撰擬完成的內容需要取得雙方合意。由於時間越久,人的記憶就會越模糊,撰寫議事錄往往需要和時間賽跑,在會議結束後最短的時間內完成,雙方確認內容沒問題後便正式生效。
 

 

「議事錄」=新人必經的磨練,外國人的惡夢

 

由於日本的公司非常注重這種「留下白紙黑字紀錄」的規定,每開一個會議,就要寫一份議事錄。而寫議事錄的工作,由於耗時又繁雜,理所當然地,幾乎都落在新人身上。(當然,寫完後需要給上司或前輩檢查,確認無誤後才能交出去。)

 

記得在剛入社不久的新人研修時,有一堂課就是在專門訓練大家如何寫「議事錄」。內容大致上為:講師說明議事錄的功能與注意事項、實戰演練(播放一段模擬開會的影片,根據聽到的內容當場寫下來)、組內互相觀摩與討論、最後講師給予回饋與建議等。

 

儘管研修中對於議事錄已有了初步了解,然而,實際進到案子工作後才發現,寫議事錄遠比想像中還要複雜困難得多,特別是對外國人而言,更是一道難以跨越的巨大高牆。詳情將留待下篇文章中仔細說明,敬請期待。
 

 

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About Yoshi

臺灣大學畢業,主修日文副修英文,大四在日本交換一年,曾於美國與韓國等地留學。 在學期間積極參與各項社團與國際交流活動,於台日兩地均有豐富的實習經歷,橫跨媒體、出版、廣告、教育、人資、翻譯、旅遊等多種領域。 第一份正職即獲知名顧問公司聘用,於東京展開管理顧問生涯。 熱愛語言學習與寫作,目前正積極地學習程式語言中。

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