外國新人社員最大的挑戰——議事錄(下)
Yoshi | 2020.05.31 |

 

上一篇文章介紹了議事錄的用途與目的,接著來談談筆者本身在寫議事錄時,實際遇到的挑戰與感想。

 

 

議事錄:除了「語言」之外,藏在魔鬼中的眾多細節

 

整體而言,對外國人(特別是新人時期)來說,議事錄之所以難寫,大概可以分成以下幾點來討論:

 

①內容
②語言
③與會者的發言順序與內容相關性

 

不可否認,撰寫議事錄的首要條件就是要「聽得懂」該會議的內容。除了需理解議題的成因(過去)、目前遇到的問題(現在)以及可行的解決方法(未來)之外,也須掌握該業界或公司的專有名詞、慣用說法、登場人物等背景知識。

 

而說到語言,除了「外語」這個最大的因素之外,上一篇文章曾提到,議事錄並非將與會者的發言原封不動地一字一句抄寫下來就好,勢必要經過挑選、轉化、文辭修飾等過程(試想一下:中文裡面,平常講話和寫成文章時,即使表達的意思相同,用字遣詞也有所區別,是一樣的道理。)更別說日文本身的諸多「曖昧之處」了!(例如大家所熟知的:主詞常常省略、用詞模稜兩可、一句話不會完整說到最後,而仰賴說話者與聽者對內容的共同理解等。)

 

除了考驗理解、歸納與統整(甚至是作文)能力之外,有時最需要的,其實是判斷什麼該紀錄下來的「決斷能力」。一般來說,正式的會議之前,負責人會先將アジェンダ(開會議程)寄給與會者,讓大家事先掌握該會議的內容。然而實際開會時,往往不會順著該流程走。也因此負責寫議事錄的人,需有能在雜亂無章的發言中梳理出順序、去蕪存菁的功力。此外,與會者之間的閒聊、和該會議內容無關的其他議題等,究竟該不該放入議事錄裡面,也十分考驗議事錄撰寫者本身對該議題的理解與掌握。

 

 

如何提升議事錄撰寫能力?多看、多寫、錄音下來反覆播放

 

以上為外國新入社員撰寫議事錄時的困難之處,接下來則會介紹筆者本身如何克服這個關卡。

 

①多練習
②參考前輩的成品
③錄音下來反覆播放

 

和大多數的事情一漾,議事錄要寫得好,除了「練習再練習」之外別無他法。多參考前輩的成品,並透過大量的實戰練習,慢慢從中抓到訣竅(例如:格式、順序、用字遣詞等),並培養撰寫正式商用日文文件的語感。另外,寫好後請前輩檢查,幫忙指出需改進之處,也是進步最快的方法。

 

對外國人來說,由於語言問題,無法在會議當下聽清楚所有內容的話,若情況允許,將會議內容錄音下來,事後反覆播放也不失為一個好方法。(有些會議因為內容涉及商業機密,不允許錄音。)雖然得花上加倍的時間,但總比漏掉重要訊息,事後還得不停請教別人來得好。

 

 

以上是我身為日本職場新人的「議事錄」經驗談,想必正在/曾在日本或日商工作過的朋友也心有戚戚焉。即將進入日商工作的朋友,若有相關問題,也歡迎私訊給日啟詢問我!

 

 

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About Yoshi

臺灣大學畢業,主修日文副修英文,大四在日本交換一年,曾於美國與韓國等地留學。 在學期間積極參與各項社團與國際交流活動,於台日兩地均有豐富的實習經歷,橫跨媒體、出版、廣告、教育、人資、翻譯、旅遊等多種領域。 第一份正職即獲知名顧問公司聘用,於東京展開管理顧問生涯。 熱愛語言學習與寫作,目前正積極地學習程式語言中。

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