在日本工作不可不知的「商業禮儀」-PART 2
Liu | 2019.07.14 |

 

在日本工作不可不知的「商業禮儀」PART 1

 

 

商業文書

 

撰寫商業文書的要點是「簡潔易懂」,考慮對方有其他要事,盡可能以簡短的文字,傳達這次聯絡的主旨。被指派寫正式書狀時,可以參考公司的固定格式或是過去因類似目的而使用過的文件,製作完成先列印出來給上司檢查,確認無誤後才可以發送給客戶。

 

另外,在給客戶的書狀或郵件中,寒暄問候是必不可少的要素。書狀通常會以一句「祝貴公司日益興旺。(時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。)」來展開,郵件基本上是以「一直以來受您關照。(いつもお世話になっております。)」為開頭。公司內部為求效率則多半會省略問候語,直接闡明主題並沒有大礙。

 

再補充一點,若是收到對方的來信最好盡快回覆,若是短時間內無法給出答覆,建議寫一封簡短的郵件,告知對方自己已收到來信,因為什麼原因大概在什麼時候才能給出回答,不然會讓對方無法進行下一步的安排。

 

根據業種不同,使用商業文書的頻率也有所不同,相較於辦公室裡的事務職工作,我目前從事的服務業,基層員工較少使用商業文書的機會,不過偶爾仍必須寄送相關文件回總公司,或是回覆公司人事的郵件,建議想要赴日工作的人最好培養撰寫商業文書的能力。

 

 

電話應對

 

電話是與公司的信用與利益有直接相關的工具,當客戶對於產品或服務有疑惑,選擇打電話來諮詢時,能不能應對得當攸關公司的形象。

 

首先,對方的來電原則上要在電話響三聲內接起,在電話對談時,日本人同樣十分注重寒暄問候,第一句話一定是「感謝您的來電。(お電話ありがとうございます。)」;打給客戶時則是「一直以來受您關照」,第二句便是簡單自我介紹,通話期間,日本人習慣別人復述自己的話,確保資訊傳達無誤。

 

通話對象只要是自己服務的對象,或是比自己資深的身份,如客人、上司,都必須等對方掛斷電話才能切線,要是自己先一步掛對方電話,會非常失禮。

 

 

服裝儀容

 

在日本職場上,一定時時刻刻會聽到一個詞叫作「身だしなみ」,翻譯成中文是「注重儀容」。基本要求是達到清潔感,並且看起來有精神,女性施以淡妝被視為禮儀,男性要刮鬍子、注意頭髮長度。

 

從事服務業的話,很可能要求更為嚴格。以我的公司為例,除了婚戒、手錶以外不能配戴其他飾品,指甲長度不能超過手指指緣,塗指甲油顏色須為淡暖色系,染髮限定色號範圍⋯⋯等。還有一個例子是,原本公司沒有規定要繫皮帶,有一次收到客人反應員工蹲下時內褲露出來,讓客人產生不愉快的感受,之後公司規定所有現場服務人員都必須繫皮帶。

 

 

結語

 

這篇文章以六個面向簡單向各位闡述我目前為止與日本人共事,以及自己從書籍上涉略而來並加以實踐的商業禮儀。三百六十行,各行各業都有不同的標準,好比我在學生時期做過的日文教科書編輯工作,對商業文書要求就比較嚴格,目前赴日從事服務業,無時無刻不重視寒暄問候與服裝儀容。

 

建議決心想要赴日工作的同學們,可以好好利用學生時期累積不同產業的工讀經驗,多觀察、體驗,將會大幅縮短工作後的適應陣痛期。若是有任何問題也歡迎跟我討論,祝各位都能順利融入未來職場!

 

 

About Liu

高一開始學習日文作為第二外語,畢業於臺灣大學日本語文學系。大學期間積極參加與日本人交流的社團與企畫,並且做過多項與日文/日本相關兼職,累積學術界、出版界、翻譯界、旅遊業、零售業等豐富工作經驗及人脈。應屆畢業即找到日本的正職工作,目前正在日本展開人生第一次海外長住生活。希望能夠透過自身經驗,幫助對嚮往去日本工作的學生們實現夢想。

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