在日本工作不可不知的「商業禮儀」-PART 1
Liu | 2019.06.22 |

 

大家都知道日本是一個非常重視禮儀的國家,在工作場合上更是有一套商業禮儀的標準,走進書店,一定會有個角落擺放著各種關於商業禮儀的專門書籍,其重要性可見一斑。

 

職場上,一些微小的細節都會影響主管與同事對你的觀感,若是想要給人良好的印象,即使身為外國人,仍建議要知道這些商業禮儀。本篇文章將針對「寒暄問候」、「用字遣詞」、「報連相」、「商業文書」、「電話應對」、「服裝儀容」等六大面向,結合我親身的工作經驗來為大家解析。

 

 

寒暄問候

 

身為社會人士,主動且適當地寒暄問候是十分重要的能力。進到公司並不是直接埋首於工作,而是要向同一個空間的同事們說一聲「早安(おはようございます)」,知會同事們你已經來上班了。工作結束後如果在場還有同事留下來加班,不可以一聲不吭就打卡下班,要說一句「先行告退(お先に失礼いたします)」。對於先結束工作離開的同事,也必須回以「辛苦了(お疲れ様です)」。

 

由於我大學就讀日文系,學生時代多少有涉略過一些日本職場文化的知識,然而實際在日本工作後親自體驗書上的內容,感受才更加深刻。比如我的工作是排班制,同事們來上班的時間都不一樣,我的上司比我晚來時還會走到我面前跟我說早安。在大樓裡跟別家公司的人擦肩而過時,大家都會互相說「辛苦了」。另外一個比較特別的習慣是,就算是晚上才到公司上班,跟別人打招呼一律用日文的「早安」。

 

用字遣詞

 

在日本職場與人進行交談時,不能像跟朋友說話一樣隨意,一定要學會「敬語」的使用方式。日文的敬語分成三類,抬舉對方的「尊敬語」、矮化自身的「謙讓語」以及和立場無關的「丁寧語」。在職場上正確地使用敬語不僅是對對方表示敬意,同時也明確劃分自己和他人的立場,另外還能給人可靠、有教養的好印象。

 

雖然敬語在職場上被視為基本素養,但是不知道如何使用敬語的日本人大有人在,更不用說身為外國人的我們,絕對需要花更多時間去適應。我的公司安排日語老師為海外員工進行敬語訓練時,老師們能體諒外國人的語言隔閡,叮囑我們一開始還分不清楚尊敬語、謙讓語的用法沒關係,跟客人說丁寧語在禮數上也不會有問題。

 

此外,日本人在職場上遇到超出服務範圍的要求時,並不會直接拒絕對方,而是考慮對方的心情,先是向對方表達遺憾與歉意,然後再說明對方的要求恕難執行。初來乍到時我什麼都不懂,以為很簡單的手續,在日本卻不見得能照我所想的方式進行時,最常聽到的話就是「真的非常抱歉,那樣的話恕難執行。(申し訳ございません。それは難しいです。)」。

 

想要學習好敬語,除了勤奮記誦、反覆練習外,建議大家可以多注意生活上的細節,在我們服務客戶的同時,我們也是被服務的對象,多聽別人說的敬語,下次自己試著運用,進步會更加迅速。

 

報連相

 

日本職場上最耳熟能詳的單詞就是「報連相」,分別是「報告」、「聯絡」、「商量」的日文簡稱,強調遇到自己沒有把握的情況,萬萬不可以獨自解決,一定要即時告知自己的同事、上司,才能立即處理,避免發生問題影響到公司運作。

 

舉例來說,日本時常發生人身事故,或者偶爾也會有地震、颱風造成電車停駛,有一次我剛好跟上司聊到萬一來不及趕來上班怎麼辦,我的上司用了至少五分鐘向我強調一定要先在群組聯絡,這樣她才好做人力調配。

 

因為個人擅自判斷導致任何一個環節出錯,都有可能招致客戶的投訴,嚴重的話會影響公司的商譽,所以在日本工作需要時時刻刻保有「報連相」的意識。

 

在日本工作不可不知的「商業禮儀」-PART 2

 

 

About Liu

高一開始學習日文作為第二外語,畢業於臺灣大學日本語文學系。大學期間積極參加與日本人交流的社團與企畫,並且做過多項與日文/日本相關兼職,累積學術界、出版界、翻譯界、旅遊業、零售業等豐富工作經驗及人脈。應屆畢業即找到日本的正職工作,目前正在日本展開人生第一次海外長住生活。希望能夠透過自身經驗,幫助對嚮往去日本工作的學生們實現夢想。

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